Своими силами или внешняя команда: кто проведёт инвентаризацию

Когда приходит время инвентаризации, многие руководители задают первый вопрос так: «А если посчитают наши сотрудники? И деньги не потратим». Иногда это верное решение, иногда самое дорогое. Реальная стоимость — не только зарплата: сюда входят простой основной работы, ошибки пересчёта и повторная проверка результата. Ниже сравним два пути — пересчёт своими силами и внешней командой — и посмотрим, когда подходит каждый.

Свои сотрудники

Плюсы есть. Люди знают базу, названия товаров и места хранения, не нужен дополнительный договор, начать можно быстро. На небольшой базе и с простым ассортиментом этого пути часто достаточно.

Недостатки тоже очевидны:

• сотрудники отрываются от своих обязанностей: сборка, приёмка и отгрузка замедляются, в день пересчёта копятся задержки;
• считающий нередко считает зону, в которой сам работает: найти собственную ошибку трудно, а иногда и не хочется;
• нет отработанного метода: у человека, который проводит пересчёт раз-два в год, опыт не накапливается;
• усталость: счёт ночью после рабочего дня увеличивает число ошибок.

Если решили считать сами, соблюдайте три правила: пусть считают не свою зону, а чужую (меняйте зоны местами), каждая зона считается дважды, а ведущий документы и считающий не должны быть одним человеком. Тогда и внутренний пересчёт станет заметно надёжнее.

Внешняя команда

Плюсы: независимый взгляд, готовый метод, единая форма результата, повседневная работа базы по возможности не останавливается. Минусы:

• нужно время на знакомство с базой: осмотр, названия товаров, места хранения;
• услуга платная, цена фиксируется в договоре;
• от вас всё равно нужен один ответственный сотрудник, который отвечает на вопросы и подтверждает документы;
• данные об остатках и ценах выходят наружу, поэтому подписывается соглашение о конфиденциальности (NDA).

Как оценить затраты

Чтобы сравнить честно, посчитайте три части: оплату и надбавки, потери от простоя обычной работы, повторную проверку ошибок. Условный пример: своя команда 12 человек, 3 дня, в среднем 120 000 сумов в день на человека: 12 × 3 × 120 000 = 4 320 000 сумов. Это только оплата. К ней добавятся задержанные отгрузки, замена людей на их местах и повторный пересчёт спорных позиций. Цена внешней команды зафиксирована в договоре, но чтобы сравнить её со своими затратами, выпишите все три части.

Один вопрос остаётся открытым всегда: если выявилась разница, кто поверит результату? Недостачу, найденную своими же сотрудниками, трудно предъявить этим же сотрудникам, и здесь независимость становится ценностью, которая не измеряется деньгами.

Когда какой путь подходит

• своими силами: небольшая база, мало позиций, регулярный выборочный пересчёт (20-30 позиций в неделю), ежедневные небольшие проверки;
• внешняя команда: годовая полная инвентаризация, много позиций, смена ответственного сотрудника или спорные расхождения, а также когда партнёру или инвестору нужен независимый результат;
• смешанный путь: пересчёт проводит внешняя команда, ваш ответственный сотрудник и бухгалтер подтверждают документы, а ежедневный и еженедельный контроль вы ведёте сами.

Смешанный путь нередко самый разумный: внешняя команда берёт сложную, большую и требующую независимости часть, а вы продолжаете постоянную работу. Когда сменился ответственный сотрудник или появились подозрения и споры, внешний взгляд особенно нужен: внутренний пересчёт в такой ситуации доверие не восстановит.

Пять вопросов для решения

1. Какая разница вышла при прошлом пересчёте и поверили ли вы ей?
2. Сколько простоя база выдержит в дни пересчёта?
3. Есть ли у сотрудников опыт пересчёта большой базы и свободное время?
4. Кто увидит результат: только вы или ещё партнёр, банк, новые владельцы?
5. Как часто нужен пересчёт: раз в год или регулярно?

Если на большинство вопросов вы ответили «нет» или «не знаю», вам ближе внешний или смешанный путь. Если на все «да», хватит и своих сил.

Вывод

Между внутренним и внешним пересчётом нет «хорошего» и «плохого»: они подходят для разных задач. Решение стоит опираться на три вещи: полные затраты, риск остановки базы и доверие к результату. SkladBaza работает как внешняя команда: счётчики, начальник смены и отчётность наши, а от вас достаточно одного ответственного сотрудника, знающего базу, и плана, согласованного после осмотра.