Подготовка базы к инвентаризации: чек-лист на 10 дней

Если утром в день пересчёта у ворот базы вас ждут паллеты без этикеток, отгрузки с незакрытыми документами и перемешанные ряды, первый час уйдёт на подготовку, а сам счёт начнётся с опозданием. Итог инвентаризации во многом решается ещё до первого посчитанного паллета. Ниже порядок подготовки, который начинается за 10 дней: у каждого дня своя задача, ответственный и проверка.

10–8-й дни: решение и документы

Первый шаг — оформить пересчёт. Без документов остальная подготовка повисает в воздухе.

1. Назначьте дату пересчёта и час точки отсечки и издайте приказ: кто руководитель, кто входит в комиссию, какие зоны считаются.
2. Закройте в 1С незавершённые документы: непроведённые приходы, неисполненные заказы, строки «товар в пути».
3. Предупредите поставщиков и крупных покупателей о днях пересчёта: заранее согласуйте окно приёмки и отгрузки.
4. Отдельно внесите в список товар, который другая компания оставила у вас на хранение: в остатки базы он не входит, но считается.

На этом этапе один раз выгрузите из программы текущий список остатков. В день пересчёта он обновится, но уже сейчас видно, по каким позициям есть несоответствия. Выгрузите заодно три отдельных списка: позиции с отрицательным остатком, позиции без движения несколько месяцев и товары, которые числятся в двух карточках. Именно они дадут расхождения, и счётчикам можно заранее сказать, на что обратить особое внимание.

7–5-й дни: наводим порядок на базе

На этом этапе много физической работы. Цель одна: когда придёт счётчик, каждый паллет и каждый ряд должны выглядеть понятно.

• Разберите смешанные паллеты по позициям или повесьте на них список содержимого.
• Вынесите повреждённый, возвращённый и ещё не размещённый товар в отдельную зону.
• Освободите проходы: «временный» паллет в проходе при пересчёте либо считается дважды, либо пропускается совсем.
• Обновите адресные таблички в начале рядов: потерянная или устаревшая табличка сбивает счётчика.

Условный пример: на базе 14 смешанных паллетов. Если разобрать каждый за 10–15 минут, в сумме выйдет около 3 часов. В день пересчёта каждый из этих паллетов остановит счётчика и станет источником ошибки.

4–3-й дни: этикетки, листы, оборудование

• Найдите паллеты без этикетки или с нечитаемой этикеткой и наклейте новую с кодом позиции.
• Распечатайте листы пересчёта по зонам и пронумеруйте подряд: потерянный лист сразу заметен. Колонки сделайте простыми: адрес, код, название, слои, коробок в слое, добавочные коробки, итого, счётчик и время.
• Проверьте заряд сканеров и телефонов, наличие ручек, скотча, ножниц, перчаток и запасных этикеток.
• Определите водителя погрузчика и ответственного за технику безопасности.
• Осмотрите освещение: если считают ночью, тёмным углам нужны дополнительные лампы.

2–1-й дни: команда, пробный счёт, финальная проверка

За два дня соберите команду. На брифинге в 30–40 минут объясните группы, зоны, порядок заполнения листа и правило точки отсечки. Затем проведите часовой пробный пересчёт на самой маленькой зоне. На пробе обычно вылезают самые скучные ошибки: лист заполнен неверно, этикетка непонятна, две группы пришли на одну зону. Лучше найти их сегодня. В конце брифинга задайте каждой группе один вопрос: «что вы сделаете, если этикетка не совпадёт с содержимым паллета?». Если ответ расплывчатый, объясните правило ещё раз.

За день до пересчёта проверьте следующее: собранные заказы стоят в зоне погрузки, документы по ним закрыты, час точки отсечки письменно доведён до всех ответственных, понятно, у кого ключи от помещений и ворот.

Типичные ошибки

• Начинать подготовку утром в день пересчёта.
• Считать без приказа и без ответственного: после итогов кто-нибудь скажет «я не знал».
• Выпускать команду без пробного счёта.
• Не закрыть документы до дня пересчёта: потом трудно доказать, что расхождение возникло из-за опоздавшего документа.
• Оставить задачу «на всех»: задача без имени не выполняется.

Вывод

Хорошо подготовленная база проходит пересчёт быстро и спокойно, неподготовленная затягивает счёт и делает итог сомнительным. Решение и документы, порядок, этикетки и пробный счёт команды — четыре этапа укладываются в эти 10 дней. SkladBaza начинает полную инвентаризацию с осмотра, а при составлении плана вместе с вами согласует, что должно быть готово в каждый из дней подготовки.