Пустые паллеты и тара: почему их тоже нужно учитывать

Паллет обычно считают «бесплатной доской» под грузом. На деле деревянный паллет стоит денег: его покупают, он теряется, обменивается, остаётся у клиента, ломается. С пластиковыми ящиками, стеклянной тарой и контейнерами то же самое. Если с базы каждый день уезжают десятки паллетов с грузом, а возврат никто не записывает, к концу года возникает вопрос: «Куда делись паллеты?». Ниже — как вести учёт пустых паллетов и тары простой таблицей и как считать их при пересчёте.

Где теряются паллеты и тара

• уехали с грузом к клиенту и не вернулись: магазин использовал их для своих нужд или передал другому;
• обмен с поставщиком записан неверно: привезли 20, вернули 18, а про оставшиеся два никто не вспомнил;
• сломанный паллет вывезли со двора или сожгли, а документа нет;
• пустые паллеты стоят по всему двору, и никто не знает, сколько их всего;
• возвратная тара (стекло, пластиковые ящики) копится у клиента.

Ни одна из этих потерь не является «кражей». Они возникают из движения без документов, поэтому и исправляются документами.

В обмене с поставщиком правило простое: сколько паллетов приехало с грузом, столько пустых уезжает обратно. Водитель при разгрузке записывает число и состояние и подписывает документ обмена. Чтобы признать сломанный паллет утраченным, тоже составляют акт: оставить его в углу двора недостаточно.

Простая таблица учёта

На каждого контрагента ведётся одна таблица, каждое движение — отдельная строка:

1. дата и номер документа;
2. контрагент: клиент или поставщик;
3. передано и возвращено (штук);
4. остаток: переданное минус возвращённое;
5. состояние: годен, подлежит ремонту или негоден.

Сумма паллетов, оставшихся у клиентов, — это паллетный долг, и от месяца к месяцу его цифра должна оставаться примерно одной и той же. Если долг медленно растёт, значит, порядок возврата нарушен.

Условный пример: клиенту за неделю отправили груз на 30 паллетах, вернулось 24, то есть долг — 6 паллетов. Пусть паллет стоит 90 000 сумов, тогда это 540 000 сумов. У одного клиента сумма небольшая, но у 20 клиентов по 6 паллетов получится 120 паллетов, то есть 10 800 000 сумов.

В документе на отгрузку паллет должен идти отдельной строкой: так и клиент, и водитель видят их количество. Как вести паллет в 1С отдельной номенклатурой тары и каким документом его оформлять, согласуйте с бухгалтером.

Как считать при пересчёте

В день пересчёта пустые паллеты не должны перемешиваться с паллетами, на которых стоит груз. Несколько правил, которые облегчают работу:

• пустые паллеты стоят в отдельной зоне и перед пересчётом складываются в стопки одной высоты, например по десять;
• расчёт простой: полные стопки × число паллетов в стопке + неполная стопка. Пример: 7 полных стопок и одна из 6 паллетов, всего 7 × 10 + 6 = 76 паллетов;
• паллеты считаются отдельными строками по типам: стандартный деревянный, европаллет, пластиковый. У них разная цена и разные условия обмена;
• по состоянию делятся на три группы: годные, подлежащие ремонту, негодные;
• тара (ящики, бутылки) записывается так же, по типу и состоянию, а то, что осталось у клиентов, показывается отдельно.

Паллеты, которые стоят у клиентов и у поставщика, на базе не пересчитать. Их подтверждают сверкой с контрагентами.

Сверка с контрагентами

Раз в месяц отправляйте каждому контрагенту сверку на одну страницу: «у вас наших паллетов — N штук». Когда клиент записывает своё число и подписывает, расхождение видно сразу. Начните с трёх самых задолженных клиентов, обычно именно они дают основную часть разницы.

Вывод

Паллеты и тара — тоже актив: у них должны быть свой остаток, своё движение и свои документы. SkladBaza при полной инвентаризации считает базу по паллетам, коробкам и штукам, а как включить в пересчёт пустые паллеты и тару, обсудим с вами на осмотре.