Признаки внутренних потерь: что видно в данных

Если недостачи несколько месяцев подряд возникают в одном и том же месте, появляется вопрос: это случайность или внутренние потери? Отвечать на него нужно не подозрениями, а данными. Документы, время и количества иногда показывают повторяющиеся закономерности. Но не каждая закономерность означает умысел. Ниже — в каких данных видны признаки внутренних потерь и как подходить к ним без обвинений, с точки зрения анализа.

Сигнал — не доказательство

Первое правило: закономерность в данных — это сигнал, а не обвинение. Если в вечерней смене недостач больше, причиной может быть большой поток машин, слабое освещение или новый сотрудник. Оценивать человека — не задача анализа. Анализ только показывает, откуда начать проверку и какие процессы нужно укрепить. Вывод о вине или невиновности человека делается после проверки, по решению руководства и при необходимости после консультации юриста.

Второе правило: одного признака мало. Одно круглое число или один поздний документ могут быть случайностью. Закономерность заслуживает внимания, только если она повторяется несколько месяцев, три-четыре раза, и даже тогда она лишь даёт основание начать проверку.

Пять сигналов

1. Расхождения скапливаются в одном месте. Недостачи часто повторяются в одной смене, одной зоне, на одном маршруте экспедитора или в документах одного клиента.
2. Круглые числа. В ручных корректировках постоянно 10, 20 или 50 коробок. Настоящая ошибка обычно даёт случайное число (17, 23, 41), а круглое число чаще говорит о приблизительном подсчёте.
3. Документы вне рабочего времени. Приход, возврат или корректировка введены ночью или в выходной, а время не совпадает с реальным движением.
4. Суммы чуть ниже лимита. Если есть порог, требующий согласования, многие документы оказываются чуть ниже него.
5. История документов. Отменённые, введённые заново, затем изменённые отгрузки и доля документов «ручная корректировка» высоки у одного сотрудника или клиента.

Дополнительная зона риска: небольшие по объёму и дорогие товары (косметика, электроника, чай, лекарства). Их потеря в деньгах намного больше, чем потеря дешёвого крупного товара.

Сначала проверьте простое объяснение

У каждого сигнала часто есть безобидное объяснение. Проверьте его в первую очередь:

• в одной смене расхождений много: в эту смену принимается больше машин, людей меньше, освещение хуже;
• круглое число: в упаковке 10 или 20 штук, и расхождение целой упаковкой;
• поздние документы: бухгалтер вводит дневные документы после окончания рабочего времени;
• суммы под лимитом: обычная цена товара именно такая.

Условный пример: в журнале за 12 недель 9 записей о недостачах. 7 из них в вечерней смене, 6 — документы «ручная корректировка», и все введены после 18:00. Это ничего не доказывает, но даёт достаточное основание на две недели провести в этой смене выборочный пересчёт и просмотреть историю документов. Если проверка найдёт другое объяснение, например в этой смене начался новый процесс приёмки, сигнал закрывается, и никто не обвиняется.

Что делать

Последовательность такая: анализ, процесс, разговор.

1. Соберите данные: журнал документов (кто, когда и что ввёл), таблицу расхождений и смен.
2. Проведите выборочный пересчёт: сомнительные позиции считайте в неожиданный день, двумя независимыми людьми.
3. Укрепите процесс: право изменять документы должно быть у небольшого числа людей; уточните у программиста 1С, можно ли включить историю изменений; ручные корректировки проводите с двумя подписями; ведите учёт ключей и прав доступа.
4. Разговор только на фактах: «Вот этот документ введён ночью, можете пояснить?» Без предположений и обвинений.
5. Решение: юридическая оценка на этом этапе согласуется с юристом.

Результаты анализа не раздаются широкому кругу: их видят только те, кто отвечает за проверку. Иначе между сотрудниками возникает недоверие, и хорошие люди уходят.

Вывод

Признаки внутренних потерь видны в данных: повторяющаяся смена, круглые числа, документы вне рабочего времени. Но они лишь показывают, откуда начать проверку, и не выносят приговор. SkladBaza в услуге анализа недостач разбирает расхождения по документам, пересортице и возвратам, поэтому ошибка процесса, беспорядок в документах и настоящая потеря оказываются разделены.