Отрицательные остатки в 1С: откуда берутся и что делать

Вы открываете отчёт, а у некоторых позиций стоит минус: «Макароны, 400 г: −15 коробок». На складе товар не может быть отрицательным, значит, программа неверно показывает положение на базе. Многие откладывают это на «завтра» или обнуляют документом инвентаризации. Второе особенно опасно: цифра исчезает, а причина остаётся. Ниже о том, откуда берётся отрицательный остаток и как его исправлять.

Что показывает отрицательный остаток

В программе расход записан больше, чем приход. Значит, товар отгружен, а его приход в документах ещё не отражён, или документ лежит в другой карточке, на другом складе, в другой единице. Отрицательный остаток — не потеря товара, а признак проблемы с документами. Но он может искажать расчёт себестоимости и показывать неверную прибыль от продаж, поэтому игнорировать его нельзя. Обнуление документом инвентаризации тоже не решение: оно исправляет цифру, но стирает причину. Завтра ошибка повторится, в отчёте снова появится минус, а исправлять его опять будет некогда.

Основные причины и пример

• Расход проведён раньше прихода: машина приехала утром, товар продали, а документ прихода оформили только вечером.
• Один товар числится в двух карточках: приход записан на одну, расход на другую.
• Путаница единиц: приход оформлен в штуках, расход в коробках.
• Перемещение между складами выполнено без документа: товар перешёл с одного склада на другой, а в программе этого нет.
• Документ возврата оформлен на неверную партию или неверный склад.
• В настройках программы отключён контроль отрицательных остатков, поэтому ничто не останавливает расход.

Условный пример. В карточке «Молоко, 1 литр» на 3-й день остаток 20 коробок. На 4-й день рано утром пришла машина с 50 коробками, из неё утром отгрузили 35 коробок, а документ прихода провели только вечером. В результате с утра до вечера остаток был −15 коробок, а вечером после прихода 50 коробок стал 35. К концу дня цифра выглядит верной, но в течение дня расчёт себестоимости мог пойти неправильно, а в отчёте виден «−15».

Как исправлять

1. Выгрузите список отрицательных остатков: позиция, склад, партия, остаток.
2. По каждой позиции откройте историю движения и найдите, когда остаток впервые стал отрицательным.
3. Определите, какой документ в тот день списал товар без остатка: приход опоздал, использована другая карточка или неверная единица.
4. Исправьте ошибку в исходном документе: добавьте приход, объедините карточки, замените единицу.
5. Если товара на складе на самом деле не было, ошибка в самой продаже: заказ исправляют соответственно и сообщают клиенту.
6. Обнулять документом инвентаризации можно только когда иного пути нет и причина записана.

Обращайте внимание на пары с противоположными знаками: если в одном складе или в одной карточке стоит −15, а в другой +15, причина почти очевидна: документ записан не туда, а сам товар не пропал. В примере выше проблема только во времени: хватит правила проводить приход в день приезда машины, сразу после разгрузки.

Важное правило: изменение документов прошлыми датами влияет на итоги, поэтому делайте это только по согласованию с бухгалтером.

Как не допускать и чего не делать

• Документ прихода проводите в течение нескольких часов после разгрузки, а не откладывайте на конец дня.
• Каждое утро формируйте отчёт «отрицательные остатки», и ответственный сотрудник его просматривает.
• Для товара в пути заведите отдельный статус, отделённый от оприходованного товара.
• Контроль отрицательных остатков должен быть включён, а в исключительных случаях его снимает только руководитель.

А вот чего делать не стоит:

• Исправить одну позицию и не проверить остальные: одна и та же ошибка обычно повторяется.
• Увидеть в отчёте минус, решить, что товар просто не оприходован, и не проверить полку.
• Вносить исправление задним числом и портить прошлые отчёты.

Вывод

Отрицательный остаток говорит не о том, что товар пропал, а о том, что документы отстали от реальности на базе. Поиск причины, исправление ошибки в исходном документе и ежедневный контроль — этих трёх действий достаточно. SkladBaza в услуге сверки остатков с 1С показывает разницу между фактом и программой по позициям, партиям и поставщикам, поэтому корень отрицательных остатков в порядке документов видно уже при пересчёте.