Приёмка машины на склад: порядок из 8 шагов при разгрузке

Приёмка машины — место, где деньги проще всего «утекают». Кто-то смотрит на накладную и ставит подпись, товар разгружают, а через два дня бухгалтер обнаруживает «21 паллет вместо 22». Машина уже в другой области. После разгрузки доказать разницу почти невозможно, а во время разгрузки это решается за несколько минут. Ниже — порядок из восьми шагов, которого стоит держаться, когда машина пришла на базу, и смысл каждого шага.

До разгрузки: шаги 1–3

1. Запишите в журнал номер машины, имя водителя, номер накладной и время прибытия. Просмотрите, что указано в накладной: позиции, количество, число паллетов, номер партии.
2. Сфотографируйте замок или пломбу на двери до вскрытия и сверьте номер пломбы с накладной. Если пломба нарушена или номер не совпал, остановите разгрузку и сообщите ответственному.
3. Открывайте дверь при водителе и как минимум двух сотрудниках. Если внутри упавший груз, мокрый картон или следы боя, сфотографируйте до того, как тронете первый паллет. Для охлаждённого и замороженного товара измерьте температуру и запишите её в журнал.

Во время разгрузки и после: шаги 4–8

1. Заранее освободите зону приёмки. Непринятый товар не идёт в основную зону хранения: он стоит отдельно, пока его не пересчитали и не подтвердили.
2. Считайте каждый паллет в момент разгрузки. Счётчик держит перед собой позиции из накладной и читает этикетку каждого паллета. Закрытый паллет считают по слоям и коробкам, неполные и смешанные паллеты пересчитывают полностью.
3. Этикетка, накладная и товар должны сходиться по трём пунктам: позиция, партия, срок годности. Повреждённые коробки, порванную плёнку и мокрый картон откладывают в сторону и фотографируют.
4. Если нашли расхождение, составьте акт сразу, пока водитель ещё на месте. В нём указывают позицию, недостающее или лишнее количество, описание повреждения, время и фото; подписывают приёмщик, контролёр и водитель.
5. Оприходуйте товар в программе только после пересчёта и по фактическому количеству, а не по накладной. Расхождение остаётся отдельным документом.

Виды расхождений и пример

В машине расхождения бывают четырёх видов:

• недостача: в накладной есть, в машине нет;
• излишек: в накладной нет, в машине есть;
• другой товар: не совпадает позиция, партия или размер;
• повреждение: нарушена целостность, товар мокрый или порван.

В акте записывайте каждый вид отдельной строкой, не смешивайте: поставщик отвечает на каждый по-своему.

Условный пример: в накладной 22 паллета, при разгрузке насчитали 21, а ещё на одном паллете не хватает 4 коробок. Допустим, в паллете 96 коробок, коробка стоит 85 000 сумов. Потери: 96 × 85 000 + 4 × 85 000 = 8 500 000 сумов. Если акт составлен с водителем в тот же момент, вопрос с поставщиком обычно решается за день. Через два дня он ответит, что «товар, возможно, потерялся у вас на базе», и доказывать придётся вам.

Роли и время

Машину не должен принимать один человек. Нужны как минимум три роли:

• приёмщик: считает и ведёт документы;
• контролёр: второй человек, независимо проверяет счёт приёмщика;
• водитель: подписью в акте подтверждает расхождение.

Время тоже согласуйте заранее. Обговорите с поставщиком окно приёмки: во сколько приедет машина и сколько времени отводится на разгрузку. Если приёмку проводят в спешке, чтобы не задерживать водителя, сокращают именно пересчёт, и ошибки рождаются здесь. Заранее согласованное окно выгодно обеим сторонам: водитель не стоит в очереди, а база считает спокойно.

Типичные ошибки

• Сначала подписать накладную, потом считать.
• Ставить товар сразу на полку, потому что зона приёмки занята.
• Составлять акт без фото и без времени.
• Считать паллеты, а число коробок записывать по этикетке.
• Отложить разбор на потом, когда водитель уже уехал.

Вывод

Приёмка машины — самая удобная точка, где расхождение можно найти быстро и дёшево. Смысл восьми шагов один: товар считают в зоне приёмки, расхождение оформляют при водителе, а в программу попадает только фактическое количество. SkladBaza в услуге контроля приёмки и отгрузки проверяет, что количество в машине совпадает с документами при въезде и выезде, поэтому расхождение выявляется до того, как попадёт на базу.