Возврат товара от магазинов: порядок приёмки на базе

Магазин вернул товар: экспедитор привёз его в машине, две коробки оставили у двери склада, а потом они сами оказались на полке. Через две недели в коробке, отправленной другому магазину, нашли просроченную или побитую продукцию. Возвраты — самый рискованный поток на базе: и документы, и качество, и количество теряются именно здесь. Ниже — порядок приёмки товара, возвращённого магазинами.

Почему возврат должен быть отдельным потоком

Для возвращённого товара нужна отдельная зона возвратов. Он не похож на обычный приход: причины разные, состояние неизвестно, а документы часто неполные. Если принять его как обычный приход, появляются три риска: некачественный товар снова уходит в продажу, разница в количестве остаётся незамеченной, а остаток в программе восстанавливается не по той партии.

Причины возврата обычно четыре:

• качество: побитый, испорченный, пахнущий или отсыревший товар;
• срок: срок годности близок или истёк;
• лишний заказ: магазин не смог продать и по договорённости возвращает товар;
• ошибочная отгрузка: другая позиция, сорт или размер.

Присвойте каждой причине короткий код, например S, M, O, X. Код потом помогает анализу: видно, какой магазин что и почему возвращает.

Порядок приёмки

1. Выделите для возвратов отдельную зону. Она должна быть отделена от основной зоны хранения линией или ограждением.
2. Потребуйте документ: накладную на возврат или список возврата от экспедитора. Товар без документа не принимается, его записывают отдельно как «ожидается».
3. Пересчитайте товар в присутствии экспедитора и сверьте с документом.
4. Осмотрите: целостность, срок, партия, упаковка. При необходимости вскройте коробку.
5. Примите решение по каждой позиции. Годный товар возвращается в основную зону со своей партией. Негодный списывается или возвращается поставщику. Сомнительный ставится на карантин и в установленный срок решается.
6. Оприходуйте в программе с кодом причины, партией и принятым решением.

Право принимать решение должно быть у одного человека, например у начальника базы или контролёра качества. Если кладовщик один решает, что товар «годный», сомнительные позиции часто возвращаются на полку.

Пример и решение

Условная ситуация: магазин вернул 40 коробок. Результат осмотра: 29 коробок целые и годные, 6 коробок побиты, у 5 коробок остаётся меньше 20 дней срока годности. Решение: 29 коробок возвращаются на полку со своей партией; 6 коробок оформляются отдельным актом списания; 5 коробок ставятся в зону товара с коротким сроком и направляются на быструю продажу.

Если оформить все 40 коробок одним приходом, 11 неподходящих коробок попадут на полку и уйдут следующему покупателю. Даже одного такого случая достаточно, чтобы магазин перестал доверять базе. Допустим, коробка стоит 85 000 сумов: 6 побитых коробок обойдутся в 510 000 сумов. Эта потеря всё равно есть, но теперь она видна в документе и даёт основание для разговора с поставщиком.

Анализ возвратов

Ведите простую таблицу: магазин, дата, код причины, количество. Через месяц посмотрите:

• если один магазин часто возвращает «O» (лишний заказ), нужно пересмотреть объём заказа вместе с менеджером по продажам;
• если растёт «X» (ошибочная отгрузка), проверьте пересортицу и процесс сборки;
• если «S» (качество) связан с одним поставщиком, пора поговорить с этим поставщиком;
• если много «M» (срок), возможно, склад не отгружает товар по сроку годности.

Типичные ошибки

• Экспедитор оставляет коробки у двери, и никто их не считает.
• Возвращённый товар оприходован не на старую партию, а как новая партия.
• Срок не проверяют: «внутри вроде целое» — и принимают.
• Возврат принимают без документа, по устной договорённости.
• Причину не записывают: потом никто не знает, с каким магазином или поставщиком нужно разговаривать.
• Подписывают количество из документа, не пересчитав товар.

Вывод

Чтобы возвращённый товар не создавал рисков, ему нужны отдельная зона, документ, осмотр и чёткое решение. Тогда товар возвращается на полку без потерь, а причины возвратов анализируются. SkladBaza в услугах контроля приёмки и отгрузки и анализа недостач работает и с возвратами: проверяет соответствие документов и фактического остатка и показывает, что расхождение возникло именно на этапе возврата.