Излишки на базе: откуда берутся и что с ними делать

По итогам пересчёта вышел излишек: в программе 400 мешков, на складе 430. Многие радуются: «Ничего не пропало, да ещё и прибавилось». На самом деле излишек товара — не прибыль, а сигнал. Товар сам по себе не появляется: он откуда-то пришёл, но не отразился в учёте. Излишек нередко оказывается следом недостачи по другой позиции или опоздавшего документа. Ниже — откуда берутся излишки и в каком порядке с ними работать.

Откуда берётся излишек

• пересортица: по одной позиции излишек, по другой столько же недостачи;
• опоздавший документ: возврат или приход физически на складе, а в программе его ещё нет;
• поставщик привёз больше, чем в накладной, а приёмка оформлена по накладной;
• возвращённый магазином товар не оприходован;
• ошибка единицы измерения: в программе коробки, при пересчёте штуки;
• товар посчитан дважды: во время пересчёта его перенесли из одной зоны в другую, и он записан в обеих;
• чужой товар: на базе стоит груз, принятый на комиссию или хранение;
• дубль карточки номенклатуры: по одной карточке излишек, по другой недостача.

Пример

Условный пример: по позиции «Сахар 50 кг» в программе 400 мешков, при пересчёте 430, то есть излишек 30. Открываем документы прихода за последние десять дней. На первой машине по накладной было 400 мешков, а привезли 420, приёмку оформили по накладной, поэтому 20 мешков в программу не попали. Ещё 10 мешков вернул магазин, но их не оприходовали. Всего 30 мешков: излишек полностью объяснён.

В этом случае излишек не «наш». 20 мешков — это товар, который поставщик отгрузил сверх накладной, и расчёты по ним нужно согласовать с ним по договору. Если оприходовать их молча, завтра в акте сверки с поставщиком выявится разница.

Руководителю подавайте итог вместе с причиной: «излишек 30 мешков: 20 мешков отгружены поставщиком сверх накладной, 10 мешков — неоприходованный возврат». Одна фраза «излишек 30 мешков» ничего не объясняет и завтра вызовет тот же вопрос.

Порядок действий

1. Не оприходуйте излишек в программу сразу. Сначала найдите причину.
2. Пересчитайте: второй группой, по позиции, партии и этикетке. Часть излишка окажется обычной ошибкой счёта.
3. Отделите излишек на отдельное место и пометьте этикеткой «на проверке».
4. Проверьте недостачи в той же группе (парная пересортица), документы прихода и возврата за последние 30 дней, опоздавшие документы, единицу измерения, чужой товар.
5. Назначьте срок, например 10 рабочих дней. Если за это время причина не найдена, порядок оприходования излишка решением комиссии и актом определит бухгалтер.
6. Запишите причину: если одна и та же причина повторяется, нужно исправлять процесс.

Решение после выяснения причины

Решение зависит от вида излишка:

• объясняется документом (опоздавший приход, возврат): проведите нужный документ в обычном порядке, документ «оприходование излишков» не нужен;
• поставщик отгрузил больше: отправьте ему письменное уведомление с количеством по накладной, фактическим количеством и актом приёмки. Расчёты решаются по договору;
• чужой товар: найдите владельца, оформите документ о хранении и ведите товар отдельным учётом;
• причина не найдена: оприходуйте решением комиссии и актом, а позицию поставьте на контроль при ближайших выборочных пересчётах. Если повторится, проводите разбор.

По каждому излишку ведите одну строку в таблице: позиция, количество, причина, документ, решение, ответственный, срок. На еженедельном обходе эта таблица показывает открытые вопросы.

Чем опасно «молчаливое» оставление излишка

• излишек превращается в «запас» для закрытия недостачи: сегодня +30 мешков, завтра −30, и в отчёте всё ровно, а настоящая причина так и не находится;
• чужой товар остаётся на базе, и с его владельцем может возникнуть спор;
• итог пересчёта выглядит красиво, но настоящие ошибки не находятся;
• излишек с неизвестной причиной лежит до истечения срока годности, и в итоге его приходится списывать.

Относитесь к излишку так же серьёзно, как к недостаче: оба говорят о том, что в процессе есть ошибка, разница только в знаке.

Вывод

Если вышел излишек, прежде чем радоваться, найдите причину: пересортица, опоздавший документ, несосчитанный при приёмке товар и чужой груз чаще всего прячутся здесь. SkladBaza в списке расхождений показывает излишки и недостачи с количеством, суммой, зоной и комментарием, а в анализе недостач находит, на каком этапе возникла разница.