Загрузка итогов инвентаризации в 1С: подготовка файла

После пересчёта листы собраны, итог лежит в Excel. Остаётся самый тонкий шаг: перенести цифры в 1С. Именно здесь многие базы сами портят свои остатки: у кодов пропадают ведущие нули, вместо коробок загружаются штуки, один товар двумя строками попадает в итог дважды. Даже если пересчёт выполнен верно, небрежно подготовленный файл создаст новые расхождения. Ниже — как должен выглядеть файл для загрузки и что проверить, прежде чем отправлять его в программу.

Как устроен файл

Файл должен быть как можно проще: один лист, одна таблица, без объединённых ячеек, скрытых строк и столбцов. Минимальный набор колонок:

• код номенклатуры (код из 1С или артикул);
• название товара, только чтобы человек мог проверить;
• единица измерения: коробка, штука, кг;
• склад или зона;
• партия и срок годности, если в программе ведётся учёт по партиям;
• фактическое количество.

Строки связывайте по коду, а не по названию. Названия похожи («Мука 50 кг высший сорт» и «Мука высший сорт 50 кг»), а код у товара один.

В имя файла добавьте дату и час точки отсечки, например «пересчёт_05-10_22-00». Через месяц имя само подскажет, для какого остатка файл готовили, и не придётся полагаться на память.

Пять типичных ловушек

1. Нули в начале кода. Excel превращает 000451 в 451, а такого кода в программе нет. Заранее переведите колонку кода в текстовый формат.
2. Единица измерения. Счётчик записал штуки, а 1С ведёт учёт в коробках. Условный пример: в коробке 12 штук, фактический остаток 4 коробки, то есть 48 штук. Если в файл попадёт 48 и программа прочитает это как коробки, остаток «вырастет» до 576 штук.
3. Дроби и даты. На одном компьютере 12,5 пишется с запятой, на другом с точкой. Иногда Excel читает запись вроде «1-12» как дату. Колонка количества должна иметь числовой формат, без подменённых значений.
4. Дубли строк. Одна позиция прошла в пересчёте через несколько паллетов, а в файле стоит несколькими строками. Перед загрузкой сведите строки по коду, единице и партии.
5. Кода нет в программе. Новые или удалённые карточки при загрузке выпадают или дают ошибку. Составьте список таких строк заранее и решите вопрос с ответственным за номенклатуру.

Проверка перед загрузкой

Перед отправкой файла в программу сравните четыре вещи:

• число уникальных кодов: в сведённом файле и в загруженном документе оно должно совпасть;
• общее количество: сумма по листам пересчёта и сумма по файлу в одной единице измерения;
• коды файла и справочник номенклатуры 1С: ни один код не должен остаться ненайденным;
• остаток в программе на точку отсечки: посчитайте разницу по каждой позиции и просмотрите самые большие.

Условный пример: на листах пересчёта 1 840 строк, после сведения получилось 612 уникальных кодов. В файле должно быть 612 строк, и в загруженном документе тоже 612. Если вышло 611 или 613, остановитесь и найдите причину.

Загрузка и что после неё

Способ загрузки зависит от конфигурации 1С: заполнение табличной части документа инвентаризации из файла, внешняя обработка или загрузчик, написанный программистом. Точный путь знает ваш специалист по 1С, поэтому метод согласуйте с ним.

Общее правило одно: сначала черновик. Заполните документ из файла, но не проводите его. Просмотрите таблицу расхождений на черновике и только потом, по разобранным и подтверждённым расхождениям, оформляйте документы оприходования излишков и списания недостач. Если записать все расхождения «как есть», пересортица и документы, введённые с опозданием, тоже попадут в учёт как недостача.

После загрузки проверьте ещё раз: число строк в документе, общее количество и 5-10 случайных позиций должны совпасть с файлом. Если не совпали, проще удалить непроведённый черновик, исправить файл и загрузить заново, чем отменять проведённый документ.

Исходный файл и загруженный вариант храните с датой. Когда позже спросят, почему позиция записана именно так, ответ найдётся в архиве.

Вывод

Загрузка — продолжение пересчёта, и спешить здесь нельзя: простая таблица, сведение по коду, контрольные суммы и сначала черновик. SkladBaza отдаёт итог пересчёта готовым файлом для 1С с кодами номенклатуры, сверяет остаток с программой и группирует расхождения по причинам.